Приложение к Решению от 22.09.2011 г № 7/68-5 Порядок

Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов тюменской областной думы пятого созыва

1.В Избирательной комиссии Тюменской области (далее - Комиссия) подлежат хранению сроком не менее пяти лет со дня официального опубликования результатов выборов депутатов Тюменской областной Думы пятого созыва с последующей передачей в Государственный архив Тюменской области следующие документы постоянного хранения:
протоколы заседаний Комиссии, решения Комиссии и прилагаемые к ним документы;
протокол Комиссии об итогах голосования по единому избирательному округу и приобщенные к нему сводная таблица об итогах голосования по единому избирательному округу, включающая в себя полные данные всех поступивших протоколов окружных избирательных комиссий об итогах голосования, особые мнения членов Комиссии с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями, иные прилагаемые к протоколу в соответствии с действующим законодательством документы;
первые экземпляры протоколов окружных избирательных комиссий об итогах голосования по единому избирательному округу и приобщенные к ним сводные таблицы об итогах голосования по единому избирательному округу, включающие полные данные всех поступивших протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования, особые мнения членов территориальных избирательных комиссий, а также поступившие в указанную комиссию в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления окружной избирательной комиссией протоколов об итогах голосования, жалобы (заявления) на нарушения избирательного законодательства и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
список лиц, присутствовавших при установлении итогов голосования;
финансовый отчет Комиссии о расходовании денежных средств, выделенных на подготовку и проведение выборов;
документы постоянного хранения, переданные окружными избирательными комиссиями по истечении срока их полномочий согласно пункту 5 настоящего Порядка.
2.В Комиссии подлежат хранению сроком не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов депутатов Тюменской областной Думы пятого созыва с последующей передачей в Государственный архив Тюменской области следующие документы постоянного хранения, связанные с представлением документов для регистрации списка кандидатов:
решения съездов (конференций) избирательных объединений о выдвижении списков кандидатов; списки кандидатов по единому избирательному округу, списки кандидатов, выдвинутых избирательными объединениями по одномандатным избирательным округам;
заявления кандидатов о согласии баллотироваться по соответствующему избирательному округу от избирательного объединения;
заявления избирательных объединений, выдвинувших списки кандидатов по единому избирательному округу, об отзыве указанного списка кандидатов;
заявления зарегистрированных кандидатов, состоящих в списке кандидатов по единому избирательному округу, об отказе от дальнейшего участия в выборах в составе данного списка кандидатов;
заверенные уполномоченным представителем избирательного объединения копии документов, удостоверяющих личность кандидата, а также документов, подтверждающих указанные в его заявлении о согласии баллотироваться сведения об образовании, основном месте работы или службы, о занимаемой должности (роде занятий), сведения о том, что кандидат является депутатом, о принадлежности кандидатов к избирательному объединению и статусе в нем;
сведения о размере и об источниках доходов кандидатов, включенных в список кандидатов по единому избирательному округу, а также об имуществе, принадлежащем кандидатам на праве собственности, о вкладах в банках, о ценных бумагах;
иные документы, связанные с выдвижением и регистрацией списков кандидатов, за исключением подписных листов и документов, касающихся сбора подписей избирателей.
3.В Комиссии подлежат хранению сроком не менее трех лет со дня официального опубликования результатов выборов депутатов Тюменской областной Думы пятого созыва с последующим уничтожением по акту в установленном порядке следующие документы:
документы, касающиеся назначения уполномоченных представителей избирательных объединений, в том числе по финансовым вопросам: копии решений съездов (конференций) избирательных объединений либо копии решений органов, уполномоченных на то съездом (конференцией) избирательного объединения о назначении уполномоченных представителей, в том числе по финансовым вопросам; копии паспорта и письменного согласия каждого из лиц, уполномоченных осуществлять указанную деятельность;
копии решений уполномоченных на то органов избирательных объединений о прекращении полномочий уполномоченных ими представителей;
экземпляры печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных агитационных материалов, фотографии иных агитационных материалов;
документы, представляемые уполномоченными представителями избирательных объединений для регистрации доверенных лиц: решения съездов (конференций) избирательных объединений о назначении доверенных лиц; списки доверенных лиц; заявления граждан о согласии быть доверенными лицами; копии приказов (распоряжений) об освобождении от исполнения служебных обязанностей на период осуществления полномочий доверенного лица в отношении гражданина Российской Федерации, находящегося на государственной или муниципальной службе;
первые экземпляры первого и итогового финансовых отчетов избирательных объединений по средствам избирательных фондов избирательных объединений;
первые экземпляры отчетов окружных, территориальных, участковых избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств бюджета, выделенных данной комиссии на подготовку и проведение выборов;
первые экземпляры сведений по каждому одномандатному избирательному округу о поступлении и расходовании средств избирательных фондов кандидатов, зарегистрированных кандидатов;
первые экземпляры сведений о поступлении и расходовании средств избирательных фондов избирательных объединений;
второй экземпляр отчета Комиссии Тюменской областной Думе о расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов Тюменской областной Думы пятого созыва;
приложенные к итоговым финансовым отчетам избирательных объединений первичные финансовые документы, подтверждающие поступление и расходование средств избирательных фондов избирательных объединений;
сведения о размере и других условиях оплаты эфирного времени, печатной площади, уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь избирательным объединениям, зарегистрировавшим списки кандидатов по единому избирательному округу, представленные областными организациями телерадиовещания и редакциями областных периодических печатных изданий;
вторые экземпляры актов о получении окружной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, о передаче их территориальным и участковым избирательным комиссиям, а также о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в окружной избирательной комиссии, вторые экземпляры актов о выдаче территориальным избирательным комиссиям открепительных удостоверений, а также о погашении неиспользованных открепительных удостоверений.
4.Подписные листы с подписями избирателей, собранными в поддержку списков кандидатов по единому избирательному округу, протоколы об итогах сбора подписей избирателей и об итогах проверки подписных листов с подписями избирателей, собранными в поддержку списка кандидатов по единому избирательному округу, являются документами, содержащими конфиденциальную информацию, и хранятся в Комиссии в течение одного года со дня официального опубликования результатов выборов депутатов Тюменской областной Думы пятого созыва. По истечении срока хранения они уничтожаются по акту в установленном порядке.
5.В Избирательной комиссии Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа подлежат хранению сроком не менее трех лет со дня официального опубликования результатов выборов депутатов Тюменской областной Думы пятого созыва с последующим уничтожением по акту в установленном порядке вторые экземпляры финансовых отчетов этих комиссий о расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов Тюменской областной Думы пятого созыва, а также прилагаемые к ним первичные документы.
6.В окружной избирательной комиссии подлежат хранению до истечения срока ее (комиссии) полномочий, а затем передаются в Комиссию следующие документы постоянного хранения:
первые экземпляры протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования по единому избирательному округу, приобщенные к ним сводные таблицы об итогах голосования, включающие полные данные всех поступивших протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по единому избирательному округу, особые мнения членов территориальных избирательных комиссий с правом решающего голоса, не согласных с протоколами в целом или с отдельными их положениями, жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Избирательного кодекса (Закона) Тюменской области, поступивших в территориальную избирательную комиссию в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления территориальной избирательной комиссией протоколов об итогах голосования, и принятых по ним территориальной избирательной комиссией решений, иные прилагаемые к протоколам в соответствии с действующим законодательством документы;
первые экземпляры протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования по одномандатному избирательному округу и приобщенные к ним сводные таблицы об итогах голосования, включающие полные данные всех поступивших протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по одномандатному избирательному округу, особые мнения членов территориальных избирательных комиссий с правом решающего голоса, не согласных с протоколами в целом или с отдельными их положениями, жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Избирательного кодекса (Закона) Тюменской области, поступивших в территориальную избирательную комиссию в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления территориальной избирательной комиссией протоколов об итогах голосования, и принятых по ним территориальной избирательной комиссией решений, иные прилагаемые к протоколам в соответствии с действующим законодательством документы;
первый экземпляр протокола окружной избирательной комиссии о результатах выборов по одномандатному избирательному округу и приобщенные к нему сводная таблица о результатах выборов, включающая полные данные всех поступивших протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования по одномандатному избирательному округу, особые мнения членов окружной избирательной комиссии с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с отдельными их положениями, жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Избирательного кодекса (Закона) Тюменской области, поступивших в окружную избирательную комиссию в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления окружной избирательной комиссией протокола о результатах выборов, и принятых по ним решений окружной избирательной комиссии, иные прилагаемые к протоколу в соответствии с действующим законодательством документы;
списки членов окружной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протокола.
7.В территориальной избирательной комиссии, на которую возложены полномочия соответствующей окружной избирательной комиссии, подлежат хранению не менее одного года, а затем передаются на постоянное хранение в Государственный архив Тюменской области следующие документы:
протоколы заседаний окружной избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и прилагаемые к ним документы;
заявления кандидатов, выдвинутых избирательными объединениями по одномандатному избирательному округу и находящихся в заверенном Комиссией списке кандидатов о согласии баллотироваться по одномандатному избирательному округу от избирательного объединения, с представленными каждым из этих кандидатов сведениями о себе;
заявления о выдвижении кандидатов и копии документов, удостоверяющих личности кандидатов;
документы, касающиеся регистрации кандидатов, в том числе сведения об изменениях в данных о кандидате, представленных ранее;
копии протоколов съездов (конференций) избирательных объединений с решениями о выдвижении кандидатов по одномандатным избирательным округам;
заявления кандидатов об их согласии баллотироваться по одномандатному избирательному округу; копии документов, удостоверяющих личности кандидатов;
заявления зарегистрированных кандидатов о снятии своей кандидатуры;
заявления избирательных объединений об отзыве выдвинутых ими кандидатов, зарегистрированных кандидатов;
иные документы, связанные с выдвижением и регистрацией кандидатов, за исключением подписных листов и документов, касающихся сбора подписей избирателей.
8.В окружной избирательной комиссии подлежат хранению до истечения срока ее полномочий, а затем передаются на временное хранение в опечатанных коробках в муниципальные архивные учреждения Тюменской области по месту нахождения данной комиссии следующие документы:
копии списков уполномоченных представителей избирательных объединений;
копии решений уполномоченных на то органов избирательных объединений о прекращении полномочий уполномоченных представителей избирательных объединений;
заявления кандидатов о назначении доверенных лиц и заявления граждан о согласии последних быть доверенным лицом кандидата;
экземпляры печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных материалов, иных агитационных материалов;
второй экземпляр отчета окружной избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов Тюменской областной Думы пятого созыва, с приложением первичной финансовой документации;
приложенные к итоговым финансовым отчетам кандидатов первичные финансовые документы, подтверждающие поступление и расходование средств избирательного фонда;
сведения о размере и об источниках доходов и имуществе, принадлежащем кандидатам на праве собственности, о вкладах в банках, ценных бумагах;
вторые экземпляры сведений о поступлении и расходовании средств избирательных фондов кандидатов, зарегистрированных кандидатов;
первый и итоговый финансовые отчеты кандидатов в депутаты;
первые экземпляры актов о получении территориальными избирательными комиссиями избирательных бюллетеней, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в территориальных избирательных комиссиях, первые экземпляры актов о выдаче территориальными избирательными комиссиями избирателям открепительных удостоверений, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных открепительных удостоверений.
9.Подписные листы с подписями избирателей, собранными в поддержку выдвижения кандидата, протокол об итогах сбора подписей избирателей (если в поддержку выдвижения кандидата осуществлялся сбор подписей) являются документами, содержащими конфиденциальную информацию, и хранятся в окружной избирательной комиссии в течение года со дня официального опубликования результатов выборов. По истечении срока хранения они уничтожаются по акту в установленном порядке.
10.В территориальной избирательной комиссии не менее одного года хранятся, а затем передаются в государственный архив Тюменской области следующие документы постоянного хранения:
протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и прилагаемые к ним документы;
первые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования и приобщенные к ним особые мнения членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Избирательного кодекса (Закона) Тюменской области, поступившие в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковых избирательных комиссий, иные прилагаемые к протоколам в соответствии с действующим законодательством документы;
списки членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов.
11.В территориальной избирательной комиссии хранятся в течение одного года со дня официального опубликования результатов выборов, а затем уничтожаются по акту в установленном порядке следующие документы:
вторые экземпляры протоколов территориальной избирательной комиссии об итогах голосования и приобщенные к ним сводные таблицы об итогах голосования на соответствующей территории, включающие полные данные всех поступивших протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования, вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в территориальной избирательной комиссии, вторые экземпляры актов о выдаче территориальной избирательной комиссией избирателям открепительных удостоверений, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных открепительных удостоверений, заверенные копии особых мнений членов территориальной избирательной комиссии с правом решающего голоса, не согласных с протоколами в целом или с отдельными их положениями, жалоб (заявлений) на нарушения Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Избирательного кодекса (Закона) Тюменской области, поступивших в территориальную избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, и принятых по ним решений территориальной избирательной комиссии;
вторые экземпляры отчетов территориальной избирательной комиссии и участковых избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных избирательной комиссии на подготовку и проведение выборов депутатов Тюменской областной Думы пятого созыва, с приложением первичных финансовых документов;
избирательные бюллетени в опечатанном виде;
открепительные удостоверения в опечатанном виде;
списки избирателей;
заявления избирателей о выдаче открепительных удостоверений;
заявления (обращения) избирателей о предоставлении им возможности проголосовать вне помещения для голосования;
составленные участковыми избирательными комиссиями акты и реестры, приложенные к первым и вторым экземплярам протоколов об итогах голосования;
документы временного хранения, поступившие из участковых избирательных комиссий по истечении их (комиссий) срока полномочий согласно пункту 11 настоящего Порядка.
12.В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в территориальную избирательную комиссию следующие документы временного хранения:
протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и прилагаемые к ним документы;
списки членов участковой избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов;
заявления избирателей о выдаче открепительных удостоверений;
заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования;
вторые экземпляры протоколов участковой избирательной комиссии об итогах голосования по одномандатному и единому избирательным округам и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, поступивших в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства, а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой избирательной комиссии и составленных комиссией актов и реестров;
избирательные бюллетени в опечатанном виде;
открепительные удостоверения в опечатанном виде;
списки избирателей.
13.Ответственность за сохранность избирательной документации до передачи документов в вышестоящую избирательную комиссию либо в архив или ее уничтожение по истечении сроков хранения решением соответствующей избирательной комиссии возлагается на председателя (заместителя председателя), секретаря этой избирательной комиссии.
14.По истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком, документы постоянного хранения передаются в соответствующие архивные учреждения.
Архивы обеспечивают доступ к избирательной документации в соответствии с действующим законодательством.
15.Избирательные комиссии, расположенные на территориях Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Ямало-Ненецкого автономного округа, передают избирательные документы в соответствующие архивные учреждения на территориях данных автономных округов, за исключением случаев, установленных пунктом 6 настоящего Порядка.
16.Документация, переданная в муниципальные архивные учреждения в соответствии с пунктом 7 настоящего Порядка, может быть уничтожена территориальными избирательными комиссиями, на которые были возложены полномочия соответствующих окружных избирательных комиссий, не ранее, чем через три года после такой передачи.
17.Контроль за соблюдением сроков передачи, порядка хранения и уничтожения возлагается на Избирательную комиссию Тюменской области, Избирательную комиссию Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Избирательную комиссию Ямало-Ненецкого автономного округа.
Порядок уничтожения документов, связанных
с подготовкой и проведением выборов депутатов
Тюменской областной Думы пятого созыва
Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Тюменской областной Думы пятого созыва, только после проведения отбора документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, и утверждения описи этих документов экспертно-проверочной комиссией архивного органа субъекта Российской Федерации.
Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их предварительную экспертизу, утвержденному председателем соответствующей избирательной комиссии.
Уничтожение производится путем сжигания, измельчения на фрагменты размером не более 2,5 кв. см, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок.
Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению только путем сжигания в присутствии представителя соответствующей избирательной комиссии.
При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, позволяющего восстановить их.
Согласовано
Протокол заседания
экспертно-проверочной комиссии управления
по делам архивов Тюменской области
от 30.08.2011 N 8а