Распоряжение от 23.09.2011 г № 1017
О внесении изменений в распоряжение Администрации города Тюмени от 03.02.2011 N 163
Руководствуясь статьей 58 Устава города Тюмени,
внести в распоряжение Администрации города Тюмени от 03.02.2011 N 163 "Об организационно-документационном обеспечении деятельности Администрации города Тюмени" (с изменениями, внесенными распоряжением Администрации города Тюмени от 29.04.2011 N 540) следующие изменения:
пункт 5.7 приложения 1 к распоряжению изложить в следующей редакции:
"5.7. Встречи Главы Администрации города Тюмени либо, по его поручению, встречи заместителей Главы Администрации города, руководителей управ Восточного, Калининского, Ленинского и Центрального административных округов Администрации города (далее - управы) с жителями города (далее - встречи с жителями) проводятся, как правило, ежемесячно на территории каждого административного округа.
Управы вносят предложения о месте и времени проведения встреч с жителями одновременно с внесением предложений в План на квартал в соответствии с требованиями п. 2.7 настоящего Регламента.
Управление по обращениям граждан и делопроизводству формирует сводный график встреч с жителями на квартал (далее - график встреч), согласовывает с заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента проведение предваряющего встречи личного приема граждан (далее - личный прием), вносит проект графика встреч на утверждение Главе Администрации города Тюмени, передает утвержденный график встреч в управление организационной работы для включения в План на квартал, рассылает график встреч органам Администрации города, направляет в пресс-службу Администрации города для опубликования.
МКУ "Комитет по информатизации города Тюмени" обеспечивает возможность межведомственного электронного взаимодействия для оперативного обмена информацией в процессе подготовки встречи с жителями и подведения ее итогов.
Руководители органов Администрации города на следующий, после получения утвержденного графика встреч, день определяют уполномоченных должностных лиц, ответственных за подготовку информационно-аналитических и раздаточных материалов для каждой встречи, а также должностных лиц, уполномоченных на ведение личного приема.
Принимать участие во встрече с жителями, вести личный прием могут также представители органов государственной власти, депутаты соответствующих избирательных округов, руководители (представители) организаций, органов ТОС, общественных объединений (по приглашению Администрации города или по согласованию с Администрацией города).
При подготовке встречи с жителями управы совместно с управлением по обращениям граждан и делопроизводству анализируют выполнение планов мероприятий по результатам ранее проведенных на соответствующей территории встреч с жителями, поступающие в Администрацию города с данной территории обращения граждан, организаций.
По итогам аналитической работы управы формируют проекты поручений Главы Администрации города Тюмени по подготовке ответов на актуальные для населения вопросы и не позднее чем за 15 рабочих дней до встречи с жителями вносят проекты поручений на подпись Главе Администрации города Тюмени, готовят паспорт территории и презентацию о мероприятиях Администрации города по развитию жилого района.
Порядок исполнения поручений Главы Администрации города Тюмени установлен п. 9.10 Инструкции по ДОУ.
Ответственные исполнители обязаны своевременно представить в управу, подготовившую проект поручения, объективную и всестороннюю, согласованную с курирующим заместителем Главы Администрации города информацию по существу всех поставленных вопросов.
За 5 рабочих дней до встречи с жителями руководитель управы направляет сводную информацию на согласование в департамент экономики и стратегического развития Администрации города.
Департамент экономики и стратегического развития Администрации города не позднее чем за 3 дня до встречи передает согласованную информацию в управление по обращениям граждан и делопроизводству.
Управление по обращениям граждан и делопроизводству формирует пакет документов (на бумажном и электронном носителе), в том числе:
регламент встречи с жителями;
список уполномоченных должностных лиц для ведения личного приема граждан и участников встречи;
текст выступления (доклада) Главы Администрации города Тюмени (при необходимости);
паспорт территории, ответы на актуальные для жителей вопросы, презентацию о мероприятиях Администрации города по развитию жилого района;
списки представителей средств массовой информации, согласованные с пресс-службой Администрации города, - и передает его заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента для направления Главе Администрации города Тюмени, в Тюменскую городскую Думу.
Ответственность за информирование жителей установленной территории, депутатов и приглашенных о времени и месте встречи через печатные СМИ, официальный портал Администрации города, объявления по месту жительства, путем рассылки приглашений или иными доступными способами, выполнение организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению встречи (подготовка зала, гардероба, рабочих мест для проведения личного приема и т.д.; ведение протокола встречи с жителями) возлагается на управу соответствующего административного округа.
Встречи с жителями, как правило, проходят с 18-00 часов и состоят из личного приема граждан руководителями органов Администрации города и должностными лицами, уполномоченными на проведение личного приема, и общей встречи жителей с Главой Администрации города Тюмени (либо с уполномоченным им заместителем Главы Администрации города, руководителем управы) в форме беседы.
Все устные и письменные обращения граждан, поступающие во время личного приема, подлежат регистрации в специальных регистрационных листах, содержащих разделы:
Дата и место проведения встречи с жителями
N
п/пФИО
гражданина,
адрес,
телефонСодержание обращения Результат рассмотрения Подпись
гражданина
о согласии
с устным
ответомПринято в
работуРазъяснено
во время
приема
Все устные обращения граждан, поступающие во время встречи, краткие ответы на них, поручения по обращениям подлежат регистрации в протоколе встречи. В протоколе указывается также количество письменных обращений граждан, переданных председательствующему или в секретариат встречи.
По итогам личного приема и встречи с жителями:
уполномоченные должностные лица до 12 часов следующего рабочего дня регистрируют все устные и письменные обращения граждан в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города (далее - СЭДД);
управа соответствующего административного округа на следующий рабочий день после встречи с жителями оформляет протокол встречи с жителями и передает его в управление по обращениям граждан и делопроизводству;
управление по обращениям граждан и делопроизводству совместно с управой соответствующего административного округа формирует план мероприятий и поручения Главы Администрации города Тюмени по результатам встречи и личного приема и не позднее 3 рабочих дней со дня встречи с жителями вносит документы (протокол встречи, план мероприятий, проекты поручений Главы Администрации города Тюмени) на подпись Главе Администрации города Тюмени либо уполномоченному им заместителю Главы Администрации города, а после подписания осуществляет их рассылку исполнителям.
Рассмотрение поступивших во время личного приема и встречи с жителями письменных и устных обращений граждан, уведомление граждан о результатах рассмотрения их обращений осуществляется в соответствии с порядком, установленным в главе 7 настоящего Регламента.
Контроль за выполнением планов мероприятий, поручений Главы Администрации города Тюмени по результатам встреч с жителями, соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших во время личных приемов и встреч с жителями, осуществляет административный департамент.
Ответственность за выполнение планов мероприятий, поручений Главы Администрации города Тюмени по результатам встреч с жителями, рассмотрение обращений граждан, поступивших во время встреч и личных приемов, несут заместители Главы Администрации города, руководители органов Администрации города, иные должностные лица согласно компетенции.
Ответственность за подготовку сводной письменной информации об участниках встреч, общих результатах, актуальных для граждан проблемах, направляемой Главе Администрации города Тюмени и в органы государственной власти, возлагается на управление по обращениям граждан и делопроизводству.
Итоговые документы встречи и личного приема (протокол встречи, план мероприятий по результатам встречи, регистрационно-контрольные карточки на обращения граждан в СЭДД, поручения Главы Администрации города Тюмени) хранятся в течение установленного времени по месту их создания.";
главу 8.7 раздела VIII приложения 2 к распоряжению дополнить пунктом 8.7.7.1 следующего содержания:
"8.7.7.1. На согласование в правовой департамент документы, согласованные со всеми заинтересованными должностными лицами, предоставляются не позднее двух дней до срока, в который документ подлежит внесению на подпись соответствующему должностному лицу. Документ, подлежащий согласованию с правовым департаментом, в обязательном порядке согласовывается и визируется руководителем юридической службы (специалистом органа (учреждения), в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа (учреждения), в котором не создана юридическая служба).";
пункт 9.3.2 приложения 2 к распоряжению после слов ", о чем делается отметка в регистрационно-контрольной карточке личного приема" дополнить словами "в поле "Отметка об исполнении". Регистрационно-контрольная карточка личного приема распечатывается для оформления необходимых записей во время личного приема";
в пункте 9.3.2 приложения 2 к распоряжению слова "(приложение 31 к настоящей Инструкции по ДОУ)" заменить словами "(приложение 35 к настоящей Инструкции по ДОУ)";
пункт 9.3.5 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:
"9.3.5. Во время личного приема помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города совместно с начальником отдела по обращениям граждан заносят в регистрационно-контрольную карточку личного приема на бумажном носителе:
все вопросы заявителя и результаты их рассмотрения должностным лицом, осуществляющим прием;
поручения руководителя о рассмотрении обращения заявителя, проведении дополнительной проверки фактов и обстоятельств, изложенных в устном обращении, о необходимости подготовки письменного ответа заявителю;
отметку о внесении заявителем письменного обращения (при наличии такового);
передают регистрационно-контрольную карточку личного приема на подпись руководителю, ведущему личный прием.
По окончании личного приема заявителю предлагается:
подтвердить свое согласие (при наличии такового) с тем, что ответ на обращение дан устно, соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной карточке личного приема и подписью;
оценить качество организации личного приема по 5-балльной шкале путем проставления отметки в соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки личного приема и подписью.
Помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации, начальник отдела по обращениям граждан заносят все сведения, поручения, отметки в соответствующую регистрационно-контрольную карточку личного приема в СЭДД.
Отметка заявителя о степени удовлетворенности качеством организации личного приема заносится в поле "i" (Дополнительные сведения) регистрационно-контрольной карточки личного приема в СЭДД.
Аналогично в соответствии с пунктом 9.3.5 настоящей Инструкции по ДОУ заполняется регистрационно-контрольная карточка личного приема руководителей (представителей) организаций.
Документирование личного приема заявителей уполномоченными должностными лицами органов Администрации города осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 9.3.2, 9.3.5, 9.3.6 настоящей Инструкции по ДОУ.";
в пункте 9.10.6 приложения 2 к распоряжению слова "за 2 дня" заменить словами "за 3 дня";
главу 9.10 раздела IX приложения 2 к распоряжению дополнить пунктом 9.10.6.1 следующего содержания:
"9.10.6.1. На согласование в правовой департамент информация о выполнении поручения, согласованная со всеми заинтересованными должностными лицами, предоставляется не позднее двух дней до срока ее подписания соответствующим должностным лицом.";
пункт 10.4.3 приложения 2 к распоряжению дополнить абзацем 12 следующего содержания:
"запросы, поступающие в Администрацию города через региональную систему межведомственного электронного взаимодействия, - до 5 рабочих дней со дня поступления запроса.";