Приложение к Распоряжению от 22.03.2004 г № 5-РК
Приложения к проекту постановления, распоряжения визируются ответственным исполнителем на обороте последнего листа внизу.
2.2.8.Ко всем проектам прилагается пояснительная записка с обоснованием необходимости и целесообразности принятия данного акта, подписанная руководителем структурного подразделения, вносящего проект на рассмотрение, с расшифровкой подписи и датой.
Проекты постановлений, распоряжений по вопросам расходования бюджетных средств, финансирования или движения имущества (приватизация, передача имущества и т.д.) представляются с расчетами, сметами, пояснениями, подписанными исполнителем. Проект должен быть завизирован руководителем Департамента финансов Администрации области.
Проекты постановлений, распоряжений, предусматривающие выделение средств (увеличение финансирования) для осуществления закупок товаров, работ или услуг за счет средств областного бюджета, дополнительно должны быть завизированы руководителем Департамента экономики.
К проекту распоряжения, где речь идет об изменениях в структуре и штатной численности структурных подразделений Администрации области, прилагается заключение руководителя Аппарата Губернатора области.
К проектам постановлений, распоряжений, основанием для принятия которых послужили другие документы (указы, постановления, распоряжения, договоры, контракты, соглашения), прилагаются копии этих документов.
К проектам о внесении изменений, дополнений, об отмене, признании утратившими силу постановлений, распоряжений прилагаются копии ранее принятых документов.
2.2.9.Объем проекта постановления, распоряжения, как правило, не должен превышать двух страниц.
Текст проекта печатается на персональном компьютере с использованием текстового редактора Microsoft Word, шрифтом Arial Cyr размером 13, на стандартных листах бумаги формата А4.
Заголовок печатается через один интервал, выравнивается по левому полю и выделяется курсивом.
Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
В нижнем левом углу проекта располагается колонтитул, содержащий имя файла, которое включает в себя код структурного подразделения Администрации области, присвоенный проекту на основании классификатора (приложение N 1), разделитель (дефис), краткое наименование проекта. Например: АПП-Регламент.
2.2.10.Согласование проектов постановлений и распоряжений осуществляется исполнителем.
До начала сбора согласований электронная копия проекта, напечатанная в шаблоне, представляется в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений (далее - Отдел) для визирования специалистом Отдела и включения проекта в электронную базу данных.
В структурных подразделениях Администрации области проекты постановлений и распоряжений регистрируются в специальных журналах учета исходящих проектов (приложение N 2). Помощники (секретари) руководителей структурных подразделений Администрации области, которым проекты поступают на согласование, регистрируют их в журналах учета входящих проектов (приложение N 3).
Порядок работы с журналами регистрации исходящих и входящих проектов постановлений, распоряжений определяет руководитель структурного подразделения.
Исполнитель лично передает проект для согласования ответственному сотруднику соответствующего структурного подразделения под роспись.
В целях ускорения процесса согласования исполнитель может передать копии проекта одновременно нескольким структурным подразделениям. Ответственность за идентичность всех экземпляров проекта возлагается на исполнителя.
2.2.11.Согласование оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта по установленной форме (приложение N 4).
2.2.12.Обоснованные замечания по содержанию проекта излагаются в отдельном заключении, которое прилагается к проекту, в листе согласования перед подписью указывается: "с заключением".
При наличии разногласий автором проекта готовится возражение на заключение с указанием спорных пунктов и обоснованием окончательной редакции проекта.
Окончательное решение по спорным вопросам проекта постановления, распоряжения Губернатора области принимает Губернатор области.
Решение по спорным вопросам проекта постановления, распоряжения Администрации области принимается на заседании Коллегии Администрации области.
2.2.13.Если в процессе согласования проекта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект внесены изменения стилистического и редакционного характера, не изменившие его содержания.
2.2.14.Доработка проекта постановления, распоряжения осуществляется исполнителем проекта после согласования всеми структурными подразделениями и включает в себя внесение в текст проекта всех замечаний и дополнений, принятых исполнителем.
Ответственность за изменения и дополнения, внесенные в проект, возлагается на должностное лицо, представившее проект.
Вице-Губернатор визирует проект после всех доработок и согласований.
Окончательный текст проекта заносится в электронную версию, находящуюся в Отделе.
2.2.15.Согласованный проект постановления, распоряжения с листом рассылки, составленным и подписанным исполнителем (приложение N 5), передается в Отдел, где проверяется содержание, комплектность документа и наличие всех необходимых согласований.
Постановления, распоряжения Губернатора области оформляются на многоцветных гербовых бланках (приложения N N 6, 7).
Постановления, распоряжения Администрации области оформляются на многоцветных гербовых бланках (приложения N N 8, 9).
Постановления, распоряжения, подписанные совместно с областной Думой, Счетной палатой и федеральными органами исполнительной власти, оформляются не на бланке.
Доработанные и оформленные проекты постановлений и распоряжений Губернатора области передаются руководителю Аппарата Губернатора области для визирования и представления Губернатору области для подписания.
Проекты постановлений и распоряжений Администрации области передаются в Управление организационной работы для внесения в повестку очередного заседания Коллегии Администрации области.
2.2.16.Подписанные постановления, распоряжения передаются в Отдел для регистрации, оформления и выпуска. Срок оформления - 3 рабочих дня.
Выпускаемым документам присваиваются номера по единой нумерации, которая ведется в журналах регистрации в пределах календарного года раздельно для постановлений, распоряжений Администрации области, для постановлений, распоряжений Губернатора области по основной деятельности, распоряжений по личному составу, распоряжений по командировкам, отпускам, учебе.
Датой принятия постановления, распоряжения Губернатора области считается дата его подписания.
Датой принятия постановления, распоряжения Администрации области является дата проведения заседания Коллегии, на котором было принято решение о принятии данного акта. В случае принятия постановления и распоряжения Администрации области в порядке заочного голосования датой его принятия является дата его подписания.
Для регистрации постановлений Администрации области применяется литера "-пк", распоряжений Администрации области - литера "-рк".
Постановлениям Губернатора области присваиваются номера без литеры.
Распоряжениям Губернатора области присваиваются следующие литеры:
по основной деятельности - "-р";
по личному составу - "-рл";
по командировкам, отпускам, учебе - "-рко".
2.2.17.Копии постановлений и распоряжений, приложения к ним заверяются печатью Отдела и согласно листу рассылки заносятся в карточки рассылки, после чего передаются в канцелярию для направления адресатам.
Копии всех постановлений и распоряжений по основной деятельности направляются Вице-Губернатору и в сектор контроля Управления организационной работы Аппарата Губернатора области.
Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются структурным подразделениям Администрации области, органам местного самоуправления, учреждениям и организациям, которым эти акты рассылались ранее.
Замена ранее разосланных постановлений, распоряжений производится по указанию руководителя Аппарата Губернатора области.
2.2.18.Постановления нормативного характера подлежат официальному опубликованию. Нормативность определяется письмом Главного правового управления на имя руководителя Аппарата Губернатора области. После этого копии документов Отделом передаются в Департамент информационной политики.
Отдел ежемесячно готовит к изданию сборник наиболее важных постановлений, распоряжений Администрации области, который рассылается всем структурным подразделениям Администрации области, муниципальным образованиям.
3.Особенности работы с отдельными видами документов
3.1.Поручение
3.1.1.Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам.
Проекты поручений Губернатора готовятся:
- работниками Управления организационной работы Аппарата Губернатора - по итогам совещаний (заседаний), проводимых Губернатором;
- работниками структурных подразделений Администрации области.
Проекты поручений Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора, руководителя Аппарата Губернатора готовятся:
- консультантами (помощниками) руководителей;
- работниками структурных подразделений Администрации области.
3.1.2.Поручения оформляются на бланках (приложение N 10).
Поручения излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и почтового адреса (в случае необходимости), фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя.
Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах поручений после их подписания.
3.1.3.Поручения готовятся в 2 экземплярах, а при наличии нескольких исполнителей - с учетом их количества.
Исполнителям поручения направляются в подлинниках. Один экземпляр поручения с подлинной подписью остается в Управлении организационной работы или у помощника - соответственно.
3.1.4.Поручения Губернатора регистрируются в день подписания в Управлении организационной работы, поручения Вице-Губернатора, первых заместителей, заместителей Губернатора - их помощниками в журналах за своими номерами, которые дополняются инициалами руководителя.
3.1.5.Регистрационные номера поручений Губернатора формируются:
- по коллегии Администрации области: ПСС-к/порядковый N;
- по совещаниям с главами муниципальных образований: ПСС-м/порядковый N;
- по деятельности Администрации области: ПСС-а/порядковый N.
3.1.6.Информация о выполнении поручения направляется руководителю, давшему поручение, или ответственному исполнителю для свода, обобщения и подготовки информации за 2 дня до срока, указанного в поручении.
Информация о выполнении поручения Губернатора регистрируется в канцелярии, передается в Управление организационной работы, которое направляет ее Губернатору.
После рассмотрения информации Губернатором канцелярия передает документы в Управление организационной работы, а копию резолюции направляет исполнителю для дальнейшей работы.
3.1.7.Поручение снимается с контроля руководителем, давшим поручение. Поручения Губернатора снимаются с контроля списком в конце каждого месяца, при наличии выполненных поручений на основании информации Управления организационной работы.
3.2.Приказ
3.2.1.Приказы издаются по кадровым, организационным, оперативным и другим вопросам внутренней работы Аппарата Губернатора области.
Подразделения Аппарата Губернатора готовят и вносят проекты приказов на основании поручений руководителя Аппарата Губернатора области, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих поручений, заявлений.
Приказы подписываются руководителем Аппарата Губернатора области. В его отсутствие - первым заместителем руководителя Аппарата Губернатора, за исключением приказов о приеме на работу и увольнении (кроме приказов об увольнении по собственному желанию).
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений Аппарата Губернатора, которые готовят и вносят проект.
Ответственность за оформление приказов возлагается на Управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики.
3.2.2.Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения Аппарата Губернатора, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также начальником Управления государственной, муниципальной службы и кадровой политики. Возражения по проекту приказа, возникшие при согласовании, излагаются в письменном виде.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
3.2.3.Приказы оформляются на бланке установленной формы (приложение N 11).
Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: 04 марта 2004 г.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении Аппарата Губернатора или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу".
В приказ не включается пункт "Приказ довести до сведения". Подразделения Аппарата Губернатора (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки.