Приложение к Постановлению от 11.06.2012 г № 62
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, устанавливает сроки и последовательность административных процедур (действий) архивного отдела администрации Ишимского муниципального района при осуществлении полномочий при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Заявители на предоставление муниципальной услуги
Заявителями, имеющими право на взаимодействие с архивным отделом Администрации (далее - Архив) при предоставлении муниципальной услуги, являются:
- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
- органы государственной власти, местного самоуправления;
- организации и общественные объединения;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их получателями муниципальной услуги в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляет администрация Ишимского муниципального района (далее - Администрация).
Администрация находится по адресу: ул. Ленина, д. 48, г. Ишим, Тюменская область, 627750.
| График работы Администрации: | понедельник - четверг с 8-00 до 17-00 |
| пятница с 8-00 до 16-00 | |
| суббота, воскресенье - выходные дни. |
Продолжительность рабочего дня, предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.
Справочный телефон Администрации: 8(34551)5-13-14 (приемная).
Официальный сайт Администрации: http://ishim-mr.admtyumen.ru/mo/Ishim-mr/index.htm.
Электронный адрес Администрации: raion.ishim@mail.ru.
Информация о месте нахождения и графиках работы Администрации и о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется следующими способами:
а) по справочному телефону;
б) в ходе личного приема граждан;
в) посредством размещения на официальном сайте Администрации (http://ishim-mr.admtyumen.ru/mo/Ishim-mr/index.htm);
г) посредством размещения информационных материалов на информационных стендах, установленных в помещениях Администрации, предназначенных для ожидания приема;
д) с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru) и сайта "Государственные и муниципальные услуги в Тюменской области" (www.admtymen.ru);
е) в форме ответов на обращения заявителей, направленные в письменной форме в адрес Администрации.
Структурным подразделением Администрации, обеспечивающим предоставление муниципальной услуги, является: архивный отдел Администрации (далее - Архив).
Архив располагается по адресу: ул. Ленина, д. 48, каб. 15, г. Ишим, Тюменская область, 627750.
| График работы Архива: | понедельник - четверг с 8-00 до 17-00 |
| пятница с 8-00 до 16-00 | |
| суббота, воскресенье - выходные дни. |
Продолжительность рабочего дня, предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.
Справочный телефон Архива: 8(34551)5-13-25.
Информация о месте нахождения и графике работы Архива и о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется следующими способами:
а) по справочным телефонам;
б) в ходе личного приема граждан;
в) посредством размещения на официальном сайте Администрации (http://ishim-mr.admtyumen.ru/mo/Ishim-mr/index.htm);
г) посредством размещения информационных материалов на информационных стендах, установленных в помещениях Администрации, предназначенных для ожидания приема;
д) с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru) и сайта "Государственные и муниципальные услуги в Тюменской области" (www.admtymen.ru);
е) в форме ответов на обращения заявителей, направленные в письменной форме в адрес Архива.
Прием заявителей, обратившихся с запросами, проводит начальник Архива без предварительной записи ежедневно в течение рабочего дня.
При ответах на телефонные звонки начальник Архива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
В случае если для подготовки ответа требуется время для проверки запрашиваемых сведений, начальник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архивов).
При информировании посредством личного обращения Заявителя специалист Архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком приема.
При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица или по адресу электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.
При поступлении заявления на предоставление услуги с использованием федеральной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайта "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" ответ заявителю, информация о ходе предоставления услуги направляется через эти сайты.
Информация о предоставляемых Архивом муниципальных услугах, тексты административных регламентов, карты качества оказания услуг размещены на информационных стендах в Архиве в доступных для Заявителей местах. На информационных стендах Архивов, а также в федеральной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайте "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" размещены образцы заявлений, перечень документов, необходимых для подачи запроса.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.
2.2.Наименование органа Администрации, предоставляющего муниципальную услугу
Органом Администрации, предоставляющим муниципальную услугу, является архивный отдел Администрации (Архив).
Предоставление муниципальной услуги осуществляется должностными лицами Архива (далее - должностные лица) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
При предоставлении муниципальной услуги должностные лица Архива взаимодействуют с органами местного самоуправления области, с государственными и муниципальными архивами Тюменской области, учреждениями, предприятиями.
2.3.Описание результата предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- информационное письмо;
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- тематический перечень;
- тематический обзор документов;
- ответ об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- уведомление о переадресовании запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;
- отказ в исполнение запроса.
(абзац введен постановлением Администрации Ишимского муниципального района от 21.01.2014 N 3)
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги
Письменный запрос или запрос в форме электронного документа (далее - запрос) подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.
Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату архива - не более 15 дней с момента его регистрации.
При поступлении в Архивы заявлений, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в течение 5 календарных дней со дня регистрации заявления запрашивает Заявителя об уточнении и дополнении заявления необходимыми для его исполнения сведениями, в том числе в электронной форме.
В случаях, при направлении Архивом обращения другим государственным органам, органам местного самоуправления или должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, начальник Архива вправе продлить срок рассмотрения обращений не более чем на 30 календарных дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения Заявителя, направившего запрос.
Архив по направленным в установленном порядке запросам государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц в рамках предоставленных им полномочий, рассматривающих заявление, в течение 15 календарных дней со дня поступления заявления в Архив обязаны предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения заявления, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
2.5.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220-8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179) (в ред. Федеральных законов от 06.04.2011 N 65-ФЗ, от 01.07.2011 N 169-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ, от 18.07.2011 N 239-ФЗ, с изм., внесенными Федеральным законом от 27.06.2011 N 162-ФЗ);
- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);
- Уставом Ишимского муниципального района ("Ишимская правда", 28.06.2005, N 74);
- Положением об архивном отделе, утвержденным распоряжением администрации Ишимского муниципального района от 18.06.2007 N 763-р;
- Постановлением Правительства Тюменской области от 30.01.2012 N 31-п "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций при осуществлении регионального государственного контроля (надзора), муниципальных функций при осуществлении муниципального контроля и административных регламентов предоставления государственных услуг" ("Тюменская область сегодня", N 21, 08.02.2012);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007).
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предоставляемых заявителем
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес Архива, в том числе переданный по электронной почте, через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru), сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" (www.admtymen.ru). При личном обращении граждане предъявляют документ, удостоверяющий личность заявителя.
В поступившем в Архив запросе должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (при наличии);
- адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;
- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);
- личная подпись гражданина (электронная подпись) или подпись должностного лица;
- дата заявления (отправления).
Заявитель вправе приложить к запросу необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии письмом в адрес Архива.
2.7.Запрет на требование от заявителя
Запрещено требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ (в редакции от 18.07.2011).
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов для предоставлении муниципальной услуги
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
2.9.Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги
Оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги не предусмотрено. Запрос, поступивший по компетенции в Архив, подлежит обязательному рассмотрению.
Предоставление муниципальной услуги включает рассмотрение отдельных запросов. Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении по существу запроса:
- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей, начальник Архива вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему запрос, о недопустимости злоупотребления правом;
- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно (не менее двух раз) направлялись начальниками Архивов письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;
- если от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения запроса;
- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; смена места жительства заявителя в период подготовки ответа. В этом случае лицо, ответственное за рассмотрение запроса, в срок до 5 календарных дней со дня регистрации направляет за подписью начальника Архива просьбу о предоставлении требуемой информации.
2.10.Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги
Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги Архивами, отсутствуют.
2.11.Порядок, размер и основания взимания муниципальной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги
Архив бесплатно оказывает муниципальную услугу.
Заявитель имеет право самостоятельно провести работу по тематическому выявлению необходимого архивного документа бесплатно в Архиве.
2.12.Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, включая информацию о методике расчета такой платы
Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют, т.к. отсутствуют услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги Архивом.
2.13.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и получения результата предоставления муниципальной услуги
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, включая регистрацию запроса, - не более 10 минут.
Срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги в Архиве - не более 15 минут.
2.14.Срок регистрации запроса заявителя
Регистрация запроса осуществляется в день поступления запроса в Архив.
2.15.Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга
Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания Администрации и снабжается соответствующей табличкой с указанием номера кабинета, названием подразделения, должности должностного лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащается телефоном.
Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано: пожарной сигнализацией, средствами пожаротушения, охраной.
Рабочее место начальника Архива, предоставляющего муниципальную услугу, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
Начальнику Архива за предоставление муниципальной услуги выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется начальником Архива на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункт 1.3).
Для свободного получения информации о должностном лице, предоставляющего муниципальную услугу, начальник обеспечивается личной нагрудной идентификационной карточкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
Начальник Архива обязан предложить гражданину воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного должностного лица.
2.16.Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
Основными показателями доступности муниципальной услуги являются:
- уровень информирования граждан о порядке исполнения муниципальной функции по результатам опроса (достаточный или недостаточный);
- доля пользователей муниципальной функции, получивших необходимые сведения о порядке исполнения функции в федеральной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайте "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" (% от числа опрошенных);
- оценка условий, созданных для граждан при направлении запроса в Архив: расположение информации на главной странице сайта, транспортная доступность, удобный график работы и т.д. (удобно, неудобно).
Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются: удовлетворенность порядком информирования об услуге, условиями ожидания приема, вниманием персонала; отсутствие нарушений сроков рассмотрения обращений.
Показатели, установленные абзацами 2 и 3 пункта 2.16 Регламента, определяются путем проведения:
- мониторинга (с помощью Карт качества) применения административных регламентов и эффективности предоставления муниципальной услуги посредством опроса в месте предоставления муниципальной услуги;
- опроса получателей результатов выполнения муниципальной услуги по телефону.
Взаимодействие заявителя со специалистом Архива для предоставления услуги не требует личного присутствия заявителя, для начала процедуры предоставления услуги достаточно поступления письменного запроса, запроса, поступившего по электронной почте или через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области". Ответ заявителю направляется в форме, указанной заявителем (по почте, по электронной почте или через сайт). Не запрещено заявителю лично обратиться за ответом в Архив.
2.17.Особенности предоставления муниципальной услуги
в электронной форме
Предоставление муниципальной услуги в электронной форме состоит в информировании Заявителя о ходе предоставления муниципальной услуги. При поступлении в Архив заявлений по электронной почте они распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
При поступлении по электронной почте или через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" запроса, не требующего последующих действий Архива по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ Заявителю направляется специалистом Архива по почте, электронному адресу, указанному в запросе, или через сайт, в срок до 30 календарных дней со дня регистрации запроса.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Реализация муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов;
- анализ тематики поступивших запросов;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.
Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении 1 к настоящему административному регламенту.
3.1.1.Регистрация запросов
Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.
Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.
3.1.2.Анализ тематики поступивших запросов
Работники Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".
Результатом административного действия является:
- продолжение работы с запросом в установленном порядке;
- направление запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;
- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в Архив дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;
- отказ в исполнении запроса в соответствии с п. 2.3 Регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.
3.1.3.Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов
Работники Архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.
Работники Архива в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище. Документы из архивохранилищ выдаются в день оформления требования на выдачу.
Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.
3.1.4.Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.
Архивные справки должны оформляться на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается начальником Архива, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.
Форма архивной справки в приложении N 1 к регламенту.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива и печатью Архива.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника Архива.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).
Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
3.1.5.Отправка архивных справок, архивных выписок
и архивных копий, ответов на запрос
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.
Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Результатом административного действия является оформленный ответ и направление его заявителю, в т.ч. через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области".
IV.Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
4.1.Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами положений административного регламента
Контроль за своевременным предоставлением услуги осуществляет начальник Архива и управляющая делами Администрации.
Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:
- обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Тюменской областной Думы;
- письма и обращения судов, прокуратуры;
- жалобы граждан.
Кроме того, все запросы, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления.
Начальник Архива несет персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и предоставлением муниципальной услуги
Управляющая делами осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги Архивом.
Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) начальника Архива.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.
Внеплановые проверки предоставления муниципальной услуги проводятся по обращениям физических и юридических лиц, обращениям органов государственной власти, органов местного самоуправления, их должностных лиц, а также в целях проверки устранения нарушений, выявленных в ходе проведенной проверки, вне утвержденного плана проведения проверок. Указанные обращения подлежат регистрации в день их поступления в контролирующий орган. По результатам рассмотрения обращений дается письменный ответ. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).
Обращения граждан подлежат рассмотрению в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации".
Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги на основании распоряжения администрации района формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справка подписывается председателем комиссии.
4.3.Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги
Начальник Архива, предоставляющий муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:
- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;
- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;
- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;
- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;
- преследование граждан за критику;
- предоставление недостоверной информации;
- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);
- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.
Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями начальника Архива, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
По фактам нарушений начальнику Архива настоящего административного регламента при исполнении полномочий главой администрации района назначается служебная проверка.
При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения начальником Архива возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава администрации района принимает меры по привлечению его к дисциплинарной ответственности.
4.4.Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
В Архиве осуществляется контроль за соблюдением порядка исполнения запросов граждан, организаций, проводится анализ содержания поступивших запросов, информация предоставляется управляющей делами, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
Общественный контроль за исполнением Регламента вправе осуществлять граждане, их объединения и организации посредством:
а) фиксации нарушений, допущенных сотрудниками Архива при предоставлении муниципальной услуги, и направления сведений о нарушениях в Архив;
б) подачи своих замечаний к процедуре предоставления муниципальной услуги или предложений по ее совершенствованию в Архив;
в) обжалования решений и действий (бездействия) Архива и его сотрудников в порядке, установленном Регламентом.
На информационном стенде Архива размещены карты качества предоставления муниципальных услуг; Заявитель имеет право заполнить карту качества. Ежемесячно начальник Архива проводит мониторинг карт качества, о результатах проведенного мониторинга ежемесячно направляется информационное письмо управляющей делами Администрации.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также их должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги
Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые специалистами Архивов при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к главе Администрации или управляющей делами Администрации.
5.2.Порядок досудебного (внесудебного) обжалования
Каждый гражданин, который считает, что его жалоба рассмотрена ненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на должностное лицо.
В письменной жалобе указываются:
- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись и дата.
Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является нерассмотрение или рассмотрение ненадлежащим образом жалобы гражданина.
Каждый гражданин имеет право получить, а начальник Архива обязан ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию.
Жалоба на действие (бездействие) специалистов и начальника Архива подается главе Администрации или управляющей делами Администрации.
По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено настоящим административным регламентом;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия указанного решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.3.Порядок судебного обжалования
Каждый Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) специалистов Архивов нарушены его права и свободы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.