Приложение к Постановлению от 14.04.2014 г № 40 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации казанского муниципального района муниципальной услуги «Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов» I. общие положения 1.1. предмет регулирования регламента
1.1.1.Административный регламент по предоставлению Архивным отделом администрации Казанского муниципального района муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.
1.2.Круг заявителей
1.2.1.Заявителями, имеющими право на взаимодействие с архивным отделом администрации Казанского муниципального района (далее - Архивный отдел) при предоставлении муниципальной услуги, являются:
- государственные органы;
- органы местного самоуправления;
- юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении
государственной услуги
1.3.1.Место нахождения Архивного отдела и его почтовый адрес: 627420, ул. Ленина, д. 10, с. Казанское, Тюменская область.
1.3.2.Электронный адрес Архивного отдела: arhivkaz@yandex.ru.
1.3.3.Телефоны Архивного отдела: 8(34553) 4-17-37, факс 8 (34553) 4-17-37
| График работы Архивного отдела: | |
| понедельник - пятница | 8.00 - 16.15 |
| суббота - воскресенье | выходные дни. |
1.3.4.Прием заявителей должностными лицами Архивного отдела осуществляется в соответствии с графиком приема, размещенным на официальном сайте администрации Казанского муниципального района. Вывеска с графиком приема размещается у входа в Архивный отдел.
Прием граждан, обратившихся с запросами, проводит специалист Архивного отдела без предварительной записи.
Время приема граждан: понедельник - пятница 8.00 - 16.15.
При ответах на телефонные звонки специалисты Архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
В случае, если для подготовки ответа требуется время для проверки запрашиваемых сведений, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архивного отдела).
При информировании посредством личного обращения Заявителя специалист Архивного отдела обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком приема.
При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица или по адресу электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.
При поступлении заявления на предоставление услуги с использованием федеральной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайта "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области", ответ заявителю, информация о ходе предоставления услуги направляется через эти сайты.
1.3.5.Информация о предоставляемых Архивным отделом муниципальных услугах, тексты административных регламентов, карты качества оказания услуг, книги жалоб и предложений размещены на информационных стендах в Архивном отделе в доступных для Заявителей местах. На информационных стендах Архивного отдела, а также в федеральной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайте "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" размещены образцы заявлений, перечень документов, необходимых для подачи запроса.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
2.1.1.Исполнение запросов граждан и организаций по документам Архивных фондов.
2.2.Орган по предоставлению муниципальной услуги
2.2.1.Предоставление муниципальной услуги осуществляется Архивным отделом администрации Казанского муниципального района.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется должностными лицами Архивного отдела (далее - должностные лица) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
При предоставлении муниципальной услуги должностные лица Архивного отдела взаимодействуют с органами местного самоуправления области, с государственными и муниципальными Архивными отделами Тюменской области, учреждениями, предприятиями.
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
2.3.1.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- информационное письмо;
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- тематический перечень;
- тематический обзор документов;
- ответ об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- уведомление о переадресовании запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Письменный запрос или запрос в форме электронного документа (далее - запрос) подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архивный отдел.
2.4.2.Срок исполнения запроса социально-правового характера не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату архивного отдела - не более 15 дней с момента его регистрации.
При поступлении в Архивный отдел запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архивный отдел в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса запрашивает Заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями, в том числе в электронной форме.
2.4.3.В случаях, при направлении Архивным отделом обращения другим государственным органам, органам местного самоуправления или должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, начальник Архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения обращений не более чем на 30 календарных дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения Заявителя, направившего запрос.
2.4.4.Архивный отдел по направленным в установленном порядке запросам государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц в рамках предоставленных им полномочий, рассматривающих заявление, в течение 15 календарных дней со дня поступления заявления в Архивный отдел обязан предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения заявления, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
2.5.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги
2.5.1.Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам Архивных фондов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220-8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179) ;
- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);
- Законом Тюменской области от 28.12.2004 N 313 "О формировании и содержании Архивных фондов Тюменской области" (газета "Тюменские известия" от 28.12.2004) для муниципальных образований, которым полномочие по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивных документов, относящихся к собственности Тюменской области, передано в установленном порядке;
- Уставом Казанского муниципального района, принятым постановлением Думы муниципального образования Казанский район от 20.06.2005 N 329 и зарегистрированным распоряжением Губернатора Тюменской области N 70-р от 27.06.2005 (в редакции общественно-политической газеты Казанского района от 30.06.2005);
- Постановлением администрации Казанского муниципального района N 54 от 30.12.2005 "Об утверждении Положения об Архивном отделе администрации Казанского муниципального района";
- Постановлением Правительства Тюменской области от 30.01.2012 N 31-п "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций при осуществлении регионального государственного контроля (надзора), муниципальных функций при осуществлении муниципального контроля и административных регламентов предоставления государственных услуг" ("Тюменская область сегодня", N 21, 08.02.2012);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других Архивных документов в государственных и муниципальных Архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007).
2.6.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.6.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес Архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области".
2.6.2.В поступившем в Архивный отдел заявлении (приложения 2 - 4 к регламенту) должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (при наличии);
- адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;
- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения заявителем информации (информационное письмо, Архивная справка, Архивная выписка, Архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);
- личная подпись гражданина (электронная подпись) или подпись должностного лица;
- дата заявления (отправления).
Заявитель вправе приложить к заявлению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии письмом в адрес Архивного отдела.
Заявитель обязан при подаче заявления, содержащего персональные данные, подтвердить свои полномочия для получения и использования необходимой информации (предъявить документ, подтверждающий личность, либо доверенность, оформленную в соответствии с действующим законодательством).
2.7.Запрет на требование от заявителя
2.7.1.Запрещено требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ (в редакции от 18.07.2011).
2.8.Перечень оснований для отказа в приеме документов для предоставления муниципальной услуги
2.8.1.Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
2.9.Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.9.1.Оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги не предусмотрено. Запрос, поступивший по компетенции в Архивный отдел, подлежит обязательному рассмотрению.
Основанием для приостановления рассмотрения запроса может быть отсутствие от заявителя информации по одному из подпунктов п. 2.6.2. В этом случае лицо, ответственное за рассмотрение запроса, в срок до 5 рабочих дней со дня регистрации направляет за подписью начальника Архивного отдела просьбу о предоставлении требуемой информации. Услуга считается завершенной после направления заявителю письма о предоставлении требуемой информации.
2.10.Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом
(выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении
муниципальной услуги
2.10.1.Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги Архивным отделом, отсутствуют.
2.11.Порядок, размер и основания взимания муниципальной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление услуги
2.11.1.Архивный отдел бесплатно оказывает муниципальную услугу.
Архивный отдел исполняет бесплатно запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
Заявитель имеет право самостоятельно провести работу по тематическому выявлению необходимого архивного документа бесплатно в читальном зале Архивного отдела.
2.12.Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, включая информацию о методике расчета такой платы
2.12.1.Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют, т.к. отсутствуют услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги Архивным отделом.
2.13.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и получения результата предоставления государственной услуги
2.13.1.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, включая регистрацию запроса,
- не более 10 минут.
Срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги в Архивном отделе - без очереди.
2.14.Срок регистрации запроса заявителя
2.14.1.Регистрация запроса осуществляется в день поступления запроса в Архивный отдел.
2.15.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления услуги
2.15.1.Помещения для предоставления муниципальной услуги размещаются в здании Архивного отдела в соответствии с п. 1.3.1. На здании, в котором расположено помещение Архивного отдела, установлены указательные таблички, на входе обозначены часы работы Архивного отдела и приема граждан. Место для ожидания и заполнения заявлений оборудовано столом, стульями.
Помещения для предоставления муниципальной услуги размещаются на первом этаже здания и снабжаются соответствующими табличками с указанием названия кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащается телефоном. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано:
- средствами пожаротушения и средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой); охранной сигнализацией.
В здании и помещении оборудуются секторы для информирования, ожидания и приема заявителей, который оборудуется стульями или креслами. Сектор ожидания оборудуется также столами для возможности оформления документов, бумагой и ручками для записи информации. У здания Архивного отдела имеются парковочные места для автомобилей.
Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано:
- средствами пожаротушения;
- охранной сигнализацией.
На информационных стендах в местах нахождения Архивного отдела (п. 1.3.1) размещены тексты административных регламентов, книга жалоб и предложений для заявителей.
2.15.2.Рабочие места специалистов Архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами (1 компьютер на каждого специалиста) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
2.15.3.Специалистам Архивного отдела, предоставляющим муниципальную услугу, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
2.15.4.Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется специалистами Архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункт 1.3.1, 1.3.2 ).
2.15.5.Для свободного получения информации о специалистах Архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу, они обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности либо настольными табличками аналогичного содержания.
2.15.6.Специалист Архивного отдела обязан предложить Заявителю воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного специалиста.
2.16.Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
2.16.1.Основными показателями доступности муниципальной услуги являются:
- уровень информирования граждан о порядке исполнения муниципальной функции по результатам опроса (достаточный или недостаточный);
- доля пользователей муниципальной услуги, получивших необходимые сведения о порядке исполнения функции в федеральной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайте "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" (% от числа опрошенных);
- оценка условий, созданных для граждан при направлении запроса в Архивный отдел: расположение информации на главной странице сайта, транспортная доступность, удобный график работы и т.д. (удобно, неудобно).
2.16.2.Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются: удовлетворенность порядком информирования об услуге, условиями ожидания приема, вниманием персонала; отсутствие нарушений сроков рассмотрения обращений.
2.16.3.Показатели, установленные пунктами 2.16.1 и 2.16.2 настоящего административного регламента, определяются путем проведения:
- мониторинга (с помощью Карт качества) применения административных регламентов и эффективности предоставления муниципальной услуги посредством опроса в месте предоставления муниципальной услуги;
- опроса получателей результатов выполнения муниципальной услуги по телефону.
2.16.4.Взаимодействие заявителя со специалистом Архивного отдела для предоставления услуги не требует личного присутствия заявителя, для начала процедуры предоставления услуги достаточно поступления письменного запроса, запроса, поступившего по электронной почте или через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области". Ответ заявителю направляется в форме, указанной заявителем (по почте, по электронной почте или через сайт). Не запрещено заявителю лично обратиться за ответом в Архивный отдел.
2.17.Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме
2.17.1.Предоставление муниципальной услуги в электронной форме состоит в информировании Заявителя о ходе предоставления муниципальной услуги. При поступлении в Архивный отдел заявлений по электронной почте они распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
При поступлении по электронной почте или через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" запроса, не требующего последующих действий Архивного отдела по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ Заявителю направляется специалистом Архивного отдела по почте, электронному адресу, указанному в запросе, или через сайт, в срок до 30 календарных дней со дня регистрации запроса.
Заявитель с использованием федеральной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" должен иметь возможность получать сведения о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
3.1.1.Реализация муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов;
- анализ тематики поступивших запросов;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.
Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении 1 к настоящему административному регламенту.
3.1.1.1.Регистрация запросов
3.1.1.1.1.Поступившие в Архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.1.1.1.2.При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.
Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.1.1.1.3.Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.
3.1.1.2.Анализ тематики поступивших запросов
3.1.1.2.1.Работники Архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".
3.1.1.2.2.Результатом административного действия является:
- продолжение работы с запросом в установленном порядке;
- уведомление заявителя об отсутствии у него права на получение информации ограниченного доступа и разъяснение о дальнейших действиях заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса;
- направление запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса;
- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в Архивный отдел дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.
3.1.1.3.Поиск Архивных документов, необходимых для исполнения запросов
3.1.1.3.1.Работники Архивного отдела при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам Архивных отделов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов со дня поступления запроса на исполнение, не позднее 5 рабочих дней со дня регистрации запроса определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.
3.1.1.3.2.Работники Архивного отдела в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище. Документы из архивохранилищ выдаются в день оформления требования на выдачу.
3.1.1.3.3.Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.
3.1.1.4.Оформление Архивных справок, Архивных выписок и Архивных копий
3.1.1.4.1.Архивная справка и архивная выписка, архивная копия оформляются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Минкультуры от 18.01.2007 N 19.
3.1.1.4.2.Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.
3.1.1.5.Отправка Архивных справок, Архивных выписок и Архивных копий, ответов на запрос
3.1.1.5.1.Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.
3.1.1.5.2.Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.
3.1.1.5.3.Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
3.1.1.5.4.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.1.1.5.5.Результатом административного действия является оформленный ответ и направление его заявителю, в т.ч. через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области".
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
4.1.Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами положений административного регламента
4.1.1.Контроль за своевременным предоставлением услуги осуществляет начальник Архивного отдела.
Обязательному контролю исполнения в Архивном отделе подлежат поступившие в Архивный отдел, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:
- обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Тюменской областной Думы;
- письма и обращения судов, прокуратуры;
- жалобы граждан.
Кроме того, все запросы, поступающие в Архивный отдел, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления.
Контрольные документы доводятся до исполнителя не позднее чем на следующий рабочий день после регистрации запроса.
4.1.2.Должностные лица Архивного отдела несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги
4.2.1.Управляющий делами администрации района осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги Архивным отделом.
4.2.2.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архивного отдела.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2.3.Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.
Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).
Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги на основании распоряжения администрации Казанского муниципального района формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справка подписывается председателем комиссии.
4.3.Ответственность специалистов при исполнении полномочий по предоставлению муниципальной услуги
4.3.1.Должностные лица Архивного отдела, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:
- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;
- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;
- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;
- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;
- преследование граждан за критику;
- предоставление недостоверной информации;
- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);
- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.
Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
4.3.2.По фактам нарушений муниципальными служащими настоящего административного регламента при исполнении полномочий главой администрации муниципального района назначается служебная проверка.
4.3.3.При уходе в отпуск муниципальный служащий обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.
4.3.4.При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами Архивного отдела возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава администрации муниципального района принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.
4.4.Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
4.4.1.В Архивном отделе осуществляется контроль за соблюдением порядка рассмотрения запросов, проводится анализ содержания поступивших запросов, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
На информационных стендах Архивного отдела размещены карты качества предоставления муниципальных услуг, книги жалоб и предложений; Заявитель имеет право заполнить карту качества, высказать свои замечания и предложения по предоставленной услуге. Ежемесячно начальник Архивного отдела проводит мониторинг карт качества, книг жалоб, о результатах проведенного мониторинга ежемесячно направляется информационное письмо управляющему делами администрации муниципального района.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги
5.1.1.Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые должностными лицами, специалистами Архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги.
5.1.2.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Архивный отдел. Жалобы на решения, принятые начальником Архивного отдела, предоставляющим муниципальную услугу, подаются главе администрации района или управляющему делами администрации района.
5.1.3.Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме Заявителя.
Жалоба должна содержать:
- наименование Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу;
- доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.
5.1.4.В случае если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:
а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.
5.1.5.Прием жалоб в письменной форме осуществляется Архивным отделом, предоставляющим муниципальные услуги, в месте предоставления муниципальной услуги (в месте, где Заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где Заявителем получен результат указанной муниципальной услуги).
Время приема жалоб должно совпадать со временем предоставления муниципальных услуг.
Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.
В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.1.6.В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:
а) официального портала органов исполнительной власти Тюменской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";
б) федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал).
5.1.7.При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в п. 5.1.4, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.
5.1.8.Жалоба может быть подана Заявителем через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр). При поступлении жалобы многофункциональный центр обеспечивает ее передачу в уполномоченный на ее рассмотрение Архивный отдел в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между многофункциональным центром и администрацией муниципального района, предоставляющим муниципальную услугу (далее - соглашение о взаимодействии), но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.
При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение Архивном отделе.
5.2.Предмет досудебного обжалования
5.2.1.Предметом досудебного обжалования являются действия (бездействие) специалистов Архивного отдела и принимаемые ими решения при предоставлении муниципальной услуги.
Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у Заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у Заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены Федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы или приостановления ее рассмотрения
5.3.1.Жалоба подлежит обязательному рассмотрению, кроме случаев, если:
- в жалобе не указана фамилия Заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (исключения составляют обращения, содержащие информацию о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, в этом случае обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией);
- жалоба содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей, начальник Архивного отдела вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить Заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом;
- текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается и она не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается Заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в жалобе содержится вопрос, на который Заявителю многократно (не менее двух раз) направлялись начальником Архивного отдела письменные ответы по существу, при этом в очередной жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с Заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется Заявитель, направивший жалобу;
- от Заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения жалобы;
- ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну, Заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.4.Порядок досудебного (внесудебного) обжалования
5.4.1.Жалоба, поступившая в Архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.4.2.По результатам рассмотрения жалобы Архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Архивным отделом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.4.3.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.4.2, Заявителю в письменной форме и по желанию Заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.4.5.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с п. 5.1.2, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.3.Порядок судебного обжалования
5.3.1.Каждый Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) специалистов Архивного отдела нарушены его права и свободы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.